КАК УЗНАТЬ, КТО И КОГДА ИЗМЕНИЛ СПРАВОЧНИК В 1С:ПІДПРИЄМСТВО

КАК УЗНАТЬ, КТО И КОГДА ИЗМЕНИЛ СПРАВОЧНИК В 1С:ПІДПРИЄМСТВО

      Вам это знакомо? Вы купили компьютер, новый, чистенький. Все летает. Установили программы, игры. Настроили под себя рабочий стол, вынес на рабочий стол все иконки, заставки, оформление. Все для себя, любимого.

 Приходите вечером, включаете, а все сбито! Половины требуемых ярлыков нет на рабочем столе, программы куда-то исчезли, а любимая игра вообще не запускается. И думаешь себе, как это могло произойти, или кто этот негодник, что залез в мое личное (настроенное) и все изменил?

      А теперь, представьте себе, что вы главный бухгалтер. Закончился отчетный период, вы перепровели «надцать» раз документы в базе 1C:Підприємство, вы уже знаете каждую циферку - все готово к закрытию.  И тут вы обнаруживаете, что данные в Оборотно-сальдовой ведомости поменялись. И мысль, кто сделал такую подставу из любимых сотрудников, не покидает вас на протяжении дня.

      В сегодняшней статье мы раскроем вам один маленький секрет, благодаря которому вы станете волшебником и… сможете узнать ответ на вопрос: «Кто, когда и как исправил тот или иной документ или справочник в базе 1С:Підприємство».

      А узнать вам поможет такой механизм, как версионирование, который и дает возможность отследить изменения объектов в базе, т.е. справочников и документов.

      Что это значит? Это значит, что при каждой записи справочника, записи и проведении документа в базе будет создаваться новая версия.

      Но не только это!  Этот механизм позволяет еще и вернуть ту версию, которая была до изменений в случае каких-то некорректных исправлений. И для этого не надо будет «перезаливать» копию, править вручную, чтобы стало как раньше!

      Круто?!

      Давайте теперь посмотрим поэтапно, что нам необходимо настроить, чтобы воспользоваться данным механизмом.


 ЧТО ВАЖНО ЗНАТЬ ПЕРЕД ТЕМ, КАК ВКЛЮЧАТЬ МЕХАНИЗМ ВЕРСИОНИРОВАНИЯ

      Существуют нюансы использования механизма версионирования, которые влияют на Бухгалтерию 2.0:

1) Снижение производительности работы программы. Этот функционал способен снизить производительность системы, другими словами, немного тормозить систему.

2) Увеличение объема файловой базы. При частом изменении объектов или использовании механизма для всех объектов, база может быстро разрастить в объемах. Особенно на это необходимо обратить внимание тем, у кого файловая база.

Поэтому с целью оптимизации, желательно устанавливать версионирование только для тех объектов, для которых крайне важно отслеживать изменения, а сроки хранения версии указывать не бессрочные, а на короткий период: неделю, месяц.


 КАК НАСТРОИТЬ МЕХАНИЗМ ВЕРСИОНИРОВАНИЯ В 1С:ПІДПРИЄМСТВО 8

 В БУХГАЛТЕРИИ ДЛЯ УКРАИНЫ 2.0 

1) Заходим в раздел «Администрирование» - «Поддержка и обслуживание», и здесь находим пункт «Версионирование объектов».

2) Устанавливаем флажок и переходим в форму «Настройки хранения» для задания правил версионирования в 1C:Підприємство.

 

 3) В открывшейся форме видим список справочников и документов, для которых мы будем задавать правила:

      вариант версионирования

      срок хранения версий.

 

 Для справочников мы можем задать два варианта версионирования:

     «Не версионировать» - в этом случае при исправлении данных справочника в базе не будет создаваться версия изменений, т.е. по данному справочнику ничего не будет отслеживаться.

     «Версионировать при записи» - в этом случае, в базе будет создаваться версия с произведенными пользователем изменениями после записи справочника.


Для документов можно задать те же правила, что и для справочника, но добавляется еще один вариант – «Версионировать при проведении». У документа, как вы знаете, есть два действия: его можно просто записать без проведения и провести с формированием проводок. Это значит, что можно задать вариант отслеживания изменений либо при записи, либо при проведении.

Кроме варианта версионирования, еще указывается срок хранения версий.

Что это значит?  При каждом изменении объекта, т.е. справочника или документа, происходит запись новой версии. Каждая версия может храниться либо некоторый срок, либо бессрочно. И помните про ограничения, описанные в пункте «Что важно знать перед тем, как включать механизм версионирования»?

 


 ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ НАСТРОЙКИ

Что еще можно настроить?

Здесь можно очистить созданные версии вручную либо воспользоваться настроенным регламентным заданием, которое в автоматическом режиме по заданному графику будет очищать устаревшие версии, и тем самым освобождать базу от лишней информации, которая ее нагружает.

 

Отсюда же вы можете открыть отчет по количеству хранимых версий и занимаемом ими объеме.

 


 КАК РАБОТАЕТ МЕХАНИЗМ ВЕРСИОНИРОВАНИЯ ПО ОБЪЕКТАМ

Давайте теперь на примере посмотрим, как этот механизм работает.

1) Мы выберем с вами справочник «Номенклатура» и зададим для него вариант «Версионировать при записи». Срок укажем «За последнюю неделю».

 

 2) Перейдем в справочник «Номенклатура» и в номенклатуры «Ящик» внесем артикул, например, «ПЛ090805». Запишем наши изменения.

Теперь исправим что-нибудь в этом же элементе, но под другим пользователем. Например,  добавим единицу измерения «Килограмм». Пускай наш ящик весит 400 грамм.

 

Сохраняем наши значения.

Мы все сделали и можем посмотреть исправленные нами данные прямо из справочника, нажав на кнопку «Перейти к отчету по версиям объектов».


В открывшемся отчете видим, что пользователем «Силланиум» и «Золочевский Антон» были сделаны какие-то изменения.


Для того, чтобы посмотреть какие изменения были сделаны, надо сравнить две версии.

Нажимаем «CTRL» и выбираем необходимые версии. Можно выделять несколько версий, не только две.

Что мы здесь видим?

Мы видим, что пользователь Силланиум изменил артикул (синий цвет), а пользователь «Золочевский Антон» добавил строку в табличной части «Единицы измерения» (зеленый цвет).

Внизу в отчете есть легенда, в которой указано, какой цвет за что отвечает. Если бы мы удалили что-то, то такое изменение было бы выделено розовым цветом.

 


 КАК ВЕРНУТЬ ПРЕДЫДУЩУЮ ВЕРСИЮ

Далее, допустим, что пользователь «Золочевский Антон» сделал критические изменения, и нам требуется вернуть предыдущие данные.

Что мы сделаем? Мы станем на ту версию, которую требуется вернуть, т.е. предыдущую правильную и нажмем кнопку «Перейти на версию». Система нам выдаст сообщение, что переход прошел успешно и создаст новую версию.

Чтобы удостовериться в этом, необходимо перейти в справочник, если изменяли в справочнике, открыть нужный элемент и посмотреть, куда мы вернулись.

СОВЕТ!  Еще раз хотим напомнить, что пользоваться данным механизмом надо очень аккуратно: устанавливать версионность на минимальные сроки и не для всех объектов, следить за устаревшими версиями и регулярно их очищать.

Статья рассмотрена для Бухгалтерии 2.0.15.1

Если вам больше нравится учиться по видеоурокам, то эту тему можно посмотреть на нашем Ютуб-канале.

"Как узнать, кто и когда изменил справочник, документ в Бухгалтерия 2.0"


________________

SILLAnium. Нам приятно делать приятное!


Полезные статьи:

Как отправить документ контрагенту непосредственно из 1С:Підприємство 

Как добавить логотип, печать и подпись в печатную форму в Бухгалтерии 2.0

Как изменить реквизит в выделенных документах в 1С:Підприємство

Как изменить счет учета основного средства в Бухгалтерия 2.0



Возврат к списку