Наш досвід і практика роботи показують, що найчастіші помилки при проєктуванні систем управлінського обліку обумовлені відсутністю підходу до призначення системи, прорахунками в методології ведення обліку і особистісних факторів співробітників.

Всі ці помилки можна умовно поділити на кілька груп:

1. Відсутня мета управлінського обліку

Найперше, з чого варто почати, це сформулювати мету, для чого система ведення обліку створюється, і основні напрямки обліку. Для різних напрямків бізнесу і стадій його розвитку мети можуть змінюватися: управління складськими запасами, скорочення витрат, контроль дебіторської заборгованості (як її скоротити, ми розглядали в цій статті).

2. Неправильна глибина ведення аналітики по статтях витрат.

На етапі проєктування системи обліку потрібно врахувати інтереси всіх користувачів. Найпростіший спосіб - інтерв'ювання менеджерів та збір даних. Це потрібно для того, щоб не допустити ігнорування якихось базових потреб у співробітників компанії, а також розмежувати структуру відповідальності при роботі з програмою.

3. Відсутність описаних бізнес-процесів і правил документообігу.

У масштабних системах обліку, які функціонують в умовах бізнес-процесів з уже сформованими вертикальними і горизонтальними зв'язками, велика ймовірність того, що при нечіткої регламентації дій користувачів, 80% робочого часу витрачатиметься непродуктивно. Кожен користувач повинен знати, які документи він створює, звідки він повинен брати інформацію і кому її передавати. Все повинно бути строго регламентовано, інакше є ймовірність того, що одну і ту ж роботу виконуватимуть кілька людей.

4. Система обліку не націлена на потреби конкретних управлінців.

Глибина звітності повинна бути узгоджена з потребами в інформації кожного керівника. Вона не повинна містити зайву інформацію, щоб не навантажувати користувача, як і бути досить інформативною. Звичайно ж, чим вище стоїть керівник, тим більше йому необхідно інформації для роботи і навпаки. Це треба обов'язково врахувати.

5. Не регламентовано порядок надання звітів.

Якщо не регламентувати і не прописати порядок надання звітів, це може викликати зниження якості управлінської інформації і призначеної для користувача дисципліни. Кожен користувач системи повинен чітко розуміти, яку інформацію і коли йому необхідно надати, щоб знизити ризик недостовірності звітів.

6. Недолік зацікавленості з боку лінійних керівників в управлінській інформації.

Найчастіше так відбувається, коли система впроваджується централізовано «зверху». Якщо виключити керівників від постановки завдань в процесі проєктування системи, вони не будуть розуміти цілей такого обліку та можуть саботувати впровадження «чужорідної» системи. Керівники можуть ігнорувати обов'язки своїх підопічних надавати звіт комусь зверху, ставити свої завдання в пріоритет перед завданнями обліку. Отже, кожен місяць накопичується величезна кількість запізнілою управлінської інформації, а керівники продовжують приймати рішення навмання.

Внаслідок усього цього, система управлінського обліку може стати тільки тягарем для підприємства. Вартість її впровадження і обслуговування непомірно зростає, а інформація втрачає свою цінність, тому що вона повинна бути доступна в потрібний час і в потрібне місце.

Зверніться до наших менеджерів, вони підберуть найбільш оптимальну систему для обліку на Вашому підприємстві!