Показник KPI прийшов до нас із Заходу, де він з успіхом використовується вже не один десяток років. Це інструмент, що дозволяє аналізувати ефективність будь-якої діяльності, а також відсоток досягнення цілей.

Згідно з різними дослідженнями, близько 80% вітчизняних топ-менеджерів не задоволені тими показниками результативності та ефективності, які є в їхніх компаніях. Вони просто не бачать зв'язку між планами, результатами і мотивацією співробітників. Впровадження системи KPI дозволяє змінити картину і вивести компанію на новий рівень.

В Україні прийнято вважати, що KPI – це ключовий показник ефективності. Однак правильніше буде назвати «ключовий показник результат діяльності». Це більш об'ємне визначення і воно включає як ступінь досягнення результату, так і витрати, вкладені в його досягнення.

 

Навіщо ж потрібні KPI

Даний показник вводиться в організаціях, щоб зручно було вимірювати результати роботи компанії в цілому, конкретних підрозділів, окремих співробітників, а також щоб мотивувати працівників на досягнення необхідних показників і результатів. Вдаючись до цих показників, можна створити дуже ефективну систему мотивації співробітників підприємства, якщо не сказати досконалу.

Звичайно, використовувати KPI насамперед має сенс в діяльності тих співробітників, робота яких безпосередньо впливає на фінансово-економічні показники компанії. У торгових організаціях це менеджери з продажу, в дистриб'юторських фірмах - торгові агенти, в рекрутингових компаніях - менеджери з підбору персоналу. Також показники KPI використовуються для підрахунку результативності персоналу адміністративно-управлінського сектора.

Всі показники KPI можна розділити на 2 категорії:

  запізнілі – ті показники, які відображають результати діяльності через час. Це фінансові показники, що показують потенціал, але не передають інформації про поточну ефективності компанії та її дочірніх компаній.

  оперативні – показники, які дозволяють управляти поточною ситуацією (в межах звітного періоду), щоб досягти бажаних результатів після закінчення звітного періоду). Вони дозволяють управляти ситуацією і показують, які грошові потоки можливі в майбутньому, ступінь задоволеності клієнтів, якість процесів і продукції.

KPI можна класифікувати за видами:

  KPI результату – показують кількість і якість результату

  KPI витрат – показують ефективність витрачених ресурсів

  KPI функціонування – показують наскільки бізнес-процеси в компанії відповідають еталонам (таким, якими вони повинні бути і прописані на папері)

  KPI продуктивності – показують співвідношення витраченого часу і отриманого результату (похідні показники)

  KPI ефективності – показують співвідношення витрачених ресурсів до отриманого результату (також похідні показники).

Дані показники потрібні не тільки ТОП-менеджменту, а й окремим співробітникам, оскільки за ним просто зручніше працювати. Персонал чітко розуміє, які дії йому необхідно зробити, щоб досягти необхідного результату.

Приклади використання KPI в бізнесі

У торгових компаніях KPI в основному використовуються для відстеження співвідношення дзвінків і зустрічей до кількості продажів. Менеджер з продажу, який використовує дані показники, чітко бачить картину своєї діяльності. Він розуміє, що для того, щоб виконати плановий показник і вийти на необхідний рівень доходу, йому потрібно зробити необхідну кількість дзвінків і зустрічей. У страховій галузі стандартом вважається KPI = 1/10, тобто, щоб продати один страховий поліс, необхідно зробити 10 зустрічей, а щоб їх провести потрібно зробити близько 100 дзвінків.

Також, як KPI для менеджерів з продажу застосовують такі варіанти: кількість нових клієнтів, обсяг продажів, середня сума договору і т.д. Це вже KPI результату.

Подібні показники є особистими і їх не може бути більше 3-5 на кожного співробітника. Головне, щоб вони були чітко описані, легко вимірювалися і були зрозумілі.

Крім мотивації для співробітників і керівництва до дії, KPI дозволяють керівникам проаналізувати діяльність персоналу. Вони допомагають більш точно визначити, де у співробітника слабке місце. Якщо взяти менеджерів з продажу, то начальник відділу продажів може відстежити, чи робить менеджер необхідну кількість дзвінків або зустрічей, наскільки велика його клієнтська база і т.д. Якщо ж кількість дзвінків знаходиться на необхідному рівні, а продажів немає - значить проблема в іншому: можливо йому не вистачає навичок продажів, знань продукту або наполегливості.

Всі ці моменти дуже просто відстежити саме по KPI, тому вся робота підрозділів продажу успішних компаній в основному побудована на використанні цього індикатора.

Види показників залежать від виду господарської діяльності компанії та її стратегії, тому вони можуть приймати різну форму і кількісні значення.

Безліч програмних рішень BAS допомагають вести підрахунок KPI в тому чи іншому сегменті діяльності підприємства. Показники роботи відділу продажів легко простежуються в BAS Управління торгівлею, KPI виробничих підрозділів і KPI витрат можна відстежувати в BAS Малий бізнес та BAS Комплексне управління підприємством.