ТОП-6 ошибок при создании системы учета на предприятии

ТОП-6 ошибок при создании системы учета на предприятии

Наш опыт и практика работы показывают, что самые частые ошибки при проектировании систем управленческого учета обусловлены отсутствием подхода к назначению системы, просчетами в методологии ведения учета и личностных факторов сотрудников.

Все эти ошибки можно условно поделить на несколько групп:

1. Отсутствует цель управленческого учета

Самое первое, с чего стоит начать, это сформулировать цель, для чего система ведения учета создается, и основные направления учета. Для разных направлений бизнеса и стадий его развития цели могут меняться: управление складскими запасами, сокращение затрат, контроль дебиторской задолженности (как ее сократить, мы рассматривали в этой статье).

2. Неправильная глубина ведения аналитики по статьям затрат.

На этапе проектирования системы учета нужно учесть интересы всех пользователей. Самый простой способ - интервьюирование менеджеров и сбор данных. Это нужно для того, чтобы не допустить игнорирования каких-то базовых потребностей в данных сотрудниками компании, а также разграничить структуру ответственности при работе с программой.

3. Отсутствие описанных бизнес-процессов и правил документооборота.

В масштабных системах учета, которые функционируют в условиях бизнес-процессов с уже сформировавшимися вертикальными и горизонтальными связями, велика вероятность того, что при нечеткой регламентации действий пользователей, 80% рабочего времени будет расходоваться непроизводительно. Каждый пользователь должен знать, какие документы он создает, откуда он должен брать информацию и кому ее передавать. Все должно быть строго регламентировано, иначе есть вероятность того, что одну и ту же работу будут выполнять несколько человек.

4. Система учета не нацелена на потребности конкретных управленцев.

Глубина отчетности должна быть согласована с потребностями в информации каждого руководителя. Она не должна содержать лишнюю информацию, чтобы не нагружать пользователя, как и быть довольно информативной. Конечно же, чем выше стоит руководитель, тем больше ему необходимо информации для работы и наоборот. Это надо обязательно учесть.

5. Не регламентирован порядок предоставления отчетов.

Если не регламентировать и не прописать порядок предоставления отчетов, это может вызвать снижение качества управленческой информации и пользовательской дисциплины. Каждый пользователь системы должен четко понимать, какую информацию и когда ему необходимо предоставить, чтобы снизить риск недостоверности отчетов.

6. Недостаток заинтересованности со стороны линейных руководителей в управленческой информации.

Зачастую так происходит, когда система внедряется централизовано "сверху". Если исключить руководителей от постановки задач в процессе проектирования системы, они не будут понимать целей такого учета и могут саботировать внедрение "чужеродной" системы. Руководители могут игнорировать обязанности своих подопечных предоставлять отчет кому-то сверху, ставить свои задачи в приоритет перед задачами учета. Следовательно, каждый месяц накапливается огромное количество запоздавшей управленческой информации, а руководители продолжают принимать решения наобум.

Вследствие всего этого, система управленческого учета может стать только обузой для предприятия. Стоимость ее внедрения и обслуживания непомерно растет, а информация теряет свою ценность, т.к. она должна быть доступна в нужное время и в нужное место.

Обратитесь к нашим менеджерам, они подберут наиболее оптимальную систему для учета на Вашем предприятии!

Возврат к списку